07.11.2026

Word, Excel і PowerPoint у PDF/A через API - для архіву та суду

Як пакетно перетворити DOCX, XLSX і PPTX українською на PDF/A-2b одним викликом API - справжній запуск, що я перевірив у файлі, ціна та обмеження.

Архіви, системи документообігу та деякі портали приймають лише PDF/A - PDF, у якому вбудовано всі шрифти і немає нічого, що залежить від комп'ютера читача. Для одного файлу вистачить «Зберегти як PDF/A». Для теки договорів, таблиць і презентацій зручніше API. Усі результати нижче - зі справжнього запуску 7 листопада 2026 року.

Розкриття: інструмент, про який ідеться, - Office to PDF Converter на Apify - зробив я. Усередині LibreOffice в контейнері. Код відкритий: AndriyVK/-apify-document-tools.

Один виклик - кілька файлів

pip install apify-client

from apify_client import ApifyClient

client = ApifyClient("<YOUR_APIFY_TOKEN>")
run = client.actor("ai_admin/office-to-pdf").call(run_input={
    "sources": [
        {"url": "https://api.apify.com/v2/key-value-stores/FloomuI2DrQCJazY8/records/doc-uk.docx"},
        {"url": "https://api.apify.com/v2/key-value-stores/FloomuI2DrQCJazY8/records/sheet-uk.xlsx"},
    ],
    "pdfA": True,          # PDF/A-2b замість звичайного PDF
    "mergeIntoOne": True,  # ще й один merged.pdf у порядку списку (безкоштовно)
})
for item in client.dataset(run["defaultDatasetId"]).iterate_items():
    print(item.get("fileName", "merged"), item["pages"], "сторінок", item["pdfUrl"])

Два файли-зразки публічні, тож код працює як є. Формати: DOCX, DOC, ODT, RTF, TXT, HTML, XLSX, XLS, ODS, CSV, PPTX, PPT, ODP і зображення.

Справжній результат

doc-uk.docx    1 page   44,040 bytes  pdfA: true
sheet-uk.xlsx  2 pages  32,574 bytes  pdfA: true
merged.pdf     3 pages  34,927 bytes  documents: 2

Що я перевірив у PDF

Файл із написом «PDF/A» не завжди ним є, тож я відкрив результат із Word:

• Позначка PDF/A є: у метаданих XMP - pdfaid:part 2, pdfaid:conformance B, тобто PDF/A-2b.
• Усі шрифти вбудовані (pdffonts: emb yes для кожного). У цьому й суть PDF/A: файл виглядає однаково на будь- якому комп'ютері, і через десять років теж.
• Кирилиця - справжній текст, а не картинка: pdftotext повертає «Звіт про постачання», «Склад у Львові отримав 1240 палет…», тож пошук в архіві його знайде.
• Шрифти замінено. Документ просить Calibri і Cambria - шрифти Microsoft. Конвертер бере Carlito і Caladea - вільні шрифти з тією самою шириною літер, тож рядки й сторінки розриваються в тих самих місцях. Вигляд близький, але не ідентичний.

Чого я не робив: повної перевірки veraPDF - еталонним валідатором PDF/A. Якщо портал відхиляє файли, що не проходять veraPDF, перевірте зразок, перш ніж конвертувати всю теку.

Про «Електронний суд»

У матеріалах про вимоги до вкладень у «Електронному суді», які я знайшов, ідеться про формати й розмір файлів; вимоги саме PDF/A я там не побачив. І важливе застереження з практики адвокатів (січень 2026): заяву чи клопотання краще набирати у вбудованому редакторі системи, а не подавати окремим PDF-додатком - суди визнають такий процесуальний документ непідписаним. PDF/A доречний для додатків і доказів, які мають довго зберігатися й однаково відкриватися. Актуальні вимоги перевіряйте в положенні про підсистему та в самій системі.

Ціна

$10 за 1000 документів, незалежно від кількості сторінок; об'єднання безкоштовне; файл, який не вдалося конвертувати, не оплачується. Запуск вище коштував два центи.

Обмеження

• Файли з паролем не конвертуються.
• Невстановлені шрифти замінюються сумісними за шириною; незвичний шрифт може трохи змінити вигляд.
• Макроси не виконуються.
• PDF/A - це про зберігання, а не підпис. Якщо потрібен кваліфікований електронний підпис, підпишіть PDF/A потім своїм засобом підпису.

Для ШІ-агентів

Конвертер доступний і як інструмент MCP: https://mcp.apify.com?tools=ai_admin/office-to-pdf - Claude, Cursor чи інший клієнт MCP може перетворити підготовлені файли на PDF/A.